Как подготовить раздатку к мероприятию

Осень не только пора увядания природы, хандры и разнообразнейшей непогоды, но и время учебы. Именно на осень выпадает огромное количество различных деловых, обучающих и не только мероприятий, конференций, семинаров. Одна из хлопот выпадающих на долю организатора такого мероприятия - подготовка раздатки. В этой статье мы напомним, что обязательно должно быть среди раздаточного материала.

Прежде всего, определитесь с целями и задачами, которые будет выполнять ваш раздаточный материал, именно это поможет грамотно сформировать раздатку. Оттолкнуться стоит и от назначения вашего мероприятия. В любом случае, необходимо соблюсти баланс между полезностью для вашей аудитории и вашими собственными, скорее всего, рекламными целями.

На мероприятии, где предполагается ряд докладов, сменяющихся спикеров в раздатке, конечно, обязательно должна быть программа. Программа может быть распечатана на обычных листах на обычном принтере, либо вы можете внести креатив и уже в такой простой материал, как программа, напечатав его на фирменном бланке, либо оформленным в стиле мероприятия.

Также программу мероприятия можно включить в блокнот для записей, если вы планируете его сделать.

Также всегда хорошо, если в раздатке присутствуют сопутствующие материалы по докладам: слайды, либо схемы, таблицы, а также интерактив в зависимости от доклада и формата мероприятия. Во-первых, это пригодится для тех, кто плохо видит, во-вторых, останется после мероприятия.

На обучающем мероприятии участникам обычно выдают блокнот с ручкой. Разумеется, вы можете закупить обычные блокноты и ручки в канцелярском магазине, а можете заказать блокнот с вашей символикой, а также вставить блок информации - этот блок может заменить коммерческие предложения, ручка с логотипом также смотрится куда эффектнее.

Как сэкономить: помните, что чем больше тираж, тем ниже цена. Поэтому если у вас планируется серия мероприятий, закажите ручки и блокноты сразу на все мероприятия, так будет дешевле.

Разумеется, уместно донести до слушателей информацию об организаторе, и ваших товарах и услугах. Но рекламная информация должна быть подана грамотно, так чтобы информация эта послужила к пользе, а не раздражала ваших слушателей. Поэтому класть в раздатку очень много листовок, буклетов, коммерческих предложений не очень хорошо. Лучше положите один хороший каталог вашей продукции или услуг, добавьте образцы продукции, если это возможно. Коммерческие предложения можно оформить в виде брошюры или даже корпоративного журнала, добавив статьи о вашей компании или полезные материалы, так коммерческие предложения не будут выглядеть навязчивой рекламой, а статьи будут дополнительным полезным материалом для ваших слушателей.

Правилом хорошего тона считается сделать подарок посетителю мероприятия. Распространена практика предоставлять дополнительные скидки слушателям - эту информацию можно разместить на визитках или специально изготовить купоны. Но также подарок - это полезный сувенир, который останется на память от мероприятия. Он не должен быть слишком дешевым - все-таки это подарок, но и, конечно, не слишком дорогим, чтобы не наносить серьезный урон вашему бюджету. Хорошо, если подарок будет действительно ассоциироваться с вами или мероприятием, но в любом случае не забудьте про полезность.  

Не забудьте про упаковку вашей раздатки. Самый простой вариант - это пакет, не забудьте выбрать нужный размер, чтобы вся раздатка поместилась, но при этом пакет было удобно носить с собой во время мероприятия. Кстати, фирменный пакет - как общий элемент у всех участников мероприятия, создает чувство общности и закрытого сообщества.

Но пакет - не единственный вариант упаковки раздатки на мероприятии. Вы можете выбрать в качестве упаковки холщовую сумку, они сейчас весьма популярны, или папку подходящего формата.

Также не забудьте про бейджи для участников, это поспособствует установлению деловых контактов и также вызовет чувство общности.

Подведем итоги. Наиболее оптимальный состав для раздатки на деловом или обучающем мероприятии:

1. Программа мероприятия
2. Материалы по мотивам докладов
3. Блокнот и ручка
4. Каталоги/буклеты/листовки/коммерческие предложения
5. Образцы продукции
6. Корпоративное издание
7. Купон на скидку
8. Памятный сувенир
9. Пакет/сумка/папка
10. Бейдж

Не забывайте, что на изготовление брендированной продукции нужно время, особенно большого тиража. Поэтому обращайтесь заранее!