Как подготовиться к выставке

Итак, вы участвуете в выставке, вам предстоит основательно подготовиться, чтобы ваше участие достигло цели.

В этой статье рассмотрим как подготовиться к выставке - о чем нужно подумать, что заказать.

Прежде всего, мы рекомендуем тщательно продумать концепцию вашего участия в выставке, какие цели и задачи вы ставите, как вы планируете эти цели и задачи достичь, проработайте план подготовки к выставке, в том числе заказ стенда и полиграфической и сувенирной продукции.

При подготовке к выставке, участник должен обратить внимание на следующие немаловажные пункты:

• Определить цели и задачи, которые необходимо воплотить в ходе выставки
• спланировать бюджет (затраты на выставочную площадь, затраты на выставочное оборудование, затраты на работу с посетителями, затраты на оплату труда работников)
• определить тип стенда и его место расположения
• отобрать экспонаты для демонстрации
• спланировать мероприятия рекламно-презентационного характера: акции, презентации, проведение семинаров во время выставки
• провести координацию и инструктаж стендистов компании – их задачи, ответственность и график работы. Советуем также решить вопросы о питании, при необходимости – проживании сотрудников компании
• подготовить информационные материалы: рекламные буклеты, визитки, прайсы. Полиграфическую продукцию лучше разделить по категориям: недорогой материал для раздачи случайным посетителям, и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свои фамилии и адреса.
• подведение итогов выставки и деятельность после неё.

Напоминаем вам, что изготовление печатной и сувенирной продукции занимает время, даже если у вас готовы все макеты. Поэтому не оставляйте все на последнюю неделю, закажите заранее - полиграфия и сувенирка это не скоропортящаяся продукция.

Итак, для выставки вам может понадобиться:

• Разработка концепции и дизайна

Если вы готовитесь к мероприятию и собираетесь подготовить продукцию именно к мероприятию, то это первый и самый важный пункт.

Как вы представите себя на мероприятии? Какие идеи попытаетесь донести до посетителей выставки, как будете реализовывать свои цели? Ответы на эти вопросы помогут сформулировать  концепцию вашего участия. А концепция поможет в разработке дизайна - стенда, полиграфии, сувениров.

Разумеется, при разработке дизайне всей продукции вы можете опираться на ваш фирменный стиль, но выставка - это возможность расставить акценты.

Рекомендуем: Разработкой концепции и дизайна нужно заняться минимум за 1,5-2 месяца до выставки - учитывайте, время необходимое на проработку дизайн-макетов и время, необходимое на согласование с вами, а также внесение правок.

• Выставочный стенд 

Выставочный стенд - - это ваш дом на выставке. Он должен быть удобен для вас, учитывать особенности вашей продукции, которую вы планируете представить, а также долговечным, ведь наверняка вы планируете использовать стенд не раз и не два.

Полезно знать: если вы участвуете в выставке, проходящей в Новосибирском ЭКСПО-центре, то стенды нужно согласовывать. Мы занимаемся вопросами согласования стендов.

Рекомендуем: Заказать стенд нужно за 1 месяц до мероприятия

• Ролл-ап и другие виды стендов 

Ролл-ап или мобильные стенды часто используемые на мероприятиях виды рекламы и способ донесения информации. Такой стенд украсит как и вашу площадку, так может быть и представлен в месте проведения презентаций, мастер-классов, круглых столов.

Ролл-ап также изготавливаются надолго. При необходимости вы можете менять баннеры и использовать конструкцию по ситуации.

Рекомендуем: заказать ролл-ап необходимо за 1,5 недели до мероприятия. Если конструкция у вас уже есть, и нужно изготовить только баннер - печать баннера займет два дня - только печать, без изготовления макета.

• Раздаточный материал

Раздаточный материал - это то, что поможет вашим сотрудникам донести информацию до потенциальных клиентов и партнеров, то, что сохранит в памяти информацию о вас, либо проиллюстрирует информацию - например, продукция, которая не представлена на выставке, но которая у вас также есть, портфолио с выполненными работами, контакты ваших специалистов и прочее. Также раздаточный материал может содержать приятный подарок - ваш комплимент потенциальному клиенту или партнеру

- информация - листовки, буклеты, флаеры, каталоги

У вас наверняка есть что-то из печатной продукции  оцените подойдут ли уже имеющиеся материалы для выставки или нужно обновить, доработать или подготовить что-то новое, специально для выставки.

Вы можете напечатать небольшой тираж специально к мероприятию или напротив заказать большой тираж, чтобы продукция осталась у вас и после.

Рекомендуем: на печать продукции уйдет около недели, только на печать. Если нужна разработка макетов, то заложите две недели.

- подарок посетителям 

Небольшой (или большой) подарок - комплимент клиентам, которые заинтересовались вами или потенциальным партнерам. Это может быть что-то совсем небольшое, но символичное (например, брелок в виде каски, если вы строительная компания, или - в виде машинки, если транспортная). Также можно подарить что-то полезное, например, флешку, на которой будет информация о вас или визитница с вашим логотипом.

Рекомендуем: изготовление брендированного сувенира занимает 4-5 дней, опять же без изготовления макета. Однако здесь есть один нюанс, 4-5 днея это срок брендирования сувенира, если сувенир в наличии в городе, в противном случае придется добавить время пути.

- упаковка

Если вы подготовили большое количество раздатки для ваших партнеров, позаботьтесь о том, чтобы ваш раздаточный материал было удобно нести. Поможет пакет с вашим логотипом или папка с корпоративной символикой.

Рекомендуем: изготовление пакетов занимает 7-10 дней

• Оформление в деталях

Создайте на вашей площадке ваш мир, не забудьте про мелочи. Оформите планшет или папку, куда вы будете складывать приобретенные контакты ваших клиентов в вашем стиле. Расставьте корпоративные флажки. Не забудьте ручки с вашим логотипом, чтобы раздать их вашим сотрудникам для записей, а также поделиться с теми, кто забудет ручки.

• Для сотрудников

- визитки - не забудьте обеспечить сотрудников, которые будут работать на выставке визитками, даже если сотрудник уверяет, что визитки у него есть и их хватит - увы, очень часто за день до мероприятия выясняется, что визиток у сотрудника нет.

Рекомендуем: чтобы сэкономить на визитках, закажите тираже от 1000 штук в сборке - 1000 визиток будет стоить вам 950 рублей, на изготовление потребуется 7-10 дней. Цена 1000 визиток при оперативной печати составит 1900 рублей

- бейджи - ваши потенциальные клиенты увидят и пообщаются со многими людьми на выставке, облегчите им процесс запоминания имен ваших сотрудников.

- форма одежды - если вы участвуете в выставках постоянно или также участвуете в других мероприятиях, где может потребоваться выделить вашу команду, подумайте об изготовлении фирменной одежды - от футболки с вашим логотипом, до фирменной одежды - зависит от сферы деятельности.

Рекомендуем: изготовление футболок с логотипом займет 7-10 дней, в том случае если нужные футболки (цвета и размеры) в наличии в городе.

Резюме: начинайте готовиться к выставке хотя бы за месяц до нее - так вы успеете изготовить всю полиграфическую и сувенирную продукцию. Продумайте все необходимое. Заказывайте тиражи оптимальные для вас - небольшие если вам нужно только на одно мероприятие, и напротив большие, если планируете пользоваться продукцией в дальнейшем.

_________________________________________________________________________________________________________

Напоследок, несколько советов

Как привлечь посетителей на свой стенд?

Способов привлечь посетителей на свой стенд существует множество, и в этом вопросе можно использовать проверенные рекламные методы, а также проявить немного фантазии. Вот некоторые из простых способов, проверенные нашим опытом, а также рекомендуемые многими специалистами по рекламе:

• сделать рассылку приглашений на стенд компании потенциальным клиентам (стандартные пригласительные билеты в необходимом количестве экспонент может получить в Оргкомитете выставки);
• заказать звуковую рекламу в выставочной службе оповещения (не путать со звуковой рекламой на стенде, которая зачастую мешает другим экспонентам);
• дать рекламу в выставочной газете (она раздается бесплатно всем посетителям выставки при входе);
• дать рекламу в официальном каталоге выставки: ведь он целенаправленно раздается специалистам отрасли и участникам, которые будут пользоваться им как справочником еще долгое время по окончании выставки;
• изготовить продукцию во время выставки на глазах посетителей;
• продемонстрировать модели или экспонаты в действии;
• приглашать посетителей на свой стенд при входе на выставку, раздать приглашения с указанием не только места стенда, но и его внешнего вида;
• провести презентацию нового товара, мастер-класс, семинар, конференцию или пресс-конференцию с участием известных специалистов отрасли;
• организовать конкурсы, шоу, относящееся к теме компании или выставки;
• фотографировать ценных клиентов на фоне фирменной символики;
• использовать в качестве сувениров предметы с фирменной символикой;
• не забыть о фирменной одежде стендистов или одежде одного стиля.